FORRETNINGSBETINGELSER
GENERELLE FORRETNINGSBETINGELSER FOR MN SERVICE
Gældende fra 01.07.2019
§ 1 GENERELT
Nedenstående betingelser er gældende for alle aftaler om levering af MN Services varer og tjenesteydelser, og finder anvendelse i det omfang de ikke er fraveget ved skriftlig aftale parterne imellem. Når der i betingelserne er anført ”stedet”, svarer dette til de fysiske rammer hvor opgaven/rengøringen finder sted ligesom ”MN” svarer til MN Service.
§ 2 TILBUD OG INDGÅELSE AF SERVICEAFTALE
MN fremsender tilbud og nærværende forretningsbetingelser. Tilbuddet er gældende i 30 dage fra tilbuddets dato. Når kunden accepterer tilbuddet, evt. med ændringer foretager MN herefter tilrettelser/justeringer og fremsender endelig ordrebekræftelse. Hvis opgaven er bestilt uden forudgående tilbud, fremsendes ordrebekræftelse /samarbejdsaftale vedlagt generelle betingelser.
Kunder, der kontinuerligt men ad hoc bestiller opgaver til udførsel, får tilsendt generelle betingelser ved første bestilling af opgave efter 01.07.2019, hvilken således vil være gældende for fremtidige opgaver.
MN er berettiget til løbende at foretage uvæsentlige ændringer og tilpasninger i disse generelle forretningsbetingelser uden orientering af kunden.
Såfremt MN foretager væsentlige ændringer i nærværende generelle forretningsbetingelser, vil kunden varsles 1 måned før ændringerne træder i kraft, med angivelse af de væsentligste ændringer. Modtager MN ingen indsigelser indenfor 1-månedfristen betragtes de ændrede Generelle forretningsbetingelser som vedtaget parterne imellem.
§ 3 ADGANGSFORHOLD
Kunden udleverer nøgler eller dørkode til MN efter aftale og behov. MN erstatter eventuelt bortkomne nøgler, som kan dokumenteres, er udleveret til MN. Dokumentation kan være i form af underskrevet kvittering eller bekræftelsesmail fra MN.
Enhver anden omkostning som følge af bortkomne nøgler erstattes ikke, herunder ikke omkostninger til omstilling af låsesystemer, omkostninger til låsesmed eller ethvert andet direkte eller indirekte økonomisk tab.
Det er kundens pligt at oplyse MN om ændringer i forhold vedr. adgang til stedet, således at MN ikke kører forgæves til en aftalt opgave. Ved forgæves kørsel er MN berettiget til at fakturere omkostninger forbundet hermed. Som minimum, men ikke begrænset til en time.
Det er kundens ansvar, at MN altid er korrekt informeret i forhold til alarmadgang, kodeord og alarmselskab. MN kan derved ikke stilles til ansvar for udkørsel af alarmselskab, hvis og såfremt MN ikke er informeret om eventuelle ændringer i kodeord, telefonnummer eller anden manglende
information, der hindrer MN i at afmelde alarmen.
Der stilles til krav overfor kunden, at der forefindes let tilgængelig strøm, el, lys og vand på stedet hvor opgaven/rengøringen skal udføres.
Er der ikke adgang til stedet, strøm eller vand eller andre forhold, der umuli ggør/vanskeliggør at rengøringen/opgaven kan udføres, herunder at gældende lovgivning indenfor arbejdsmiljø, byggepladsreglement samt sundhed- og sikkerhedsforskrifter ikke er overholdt på stedet, kan MN frit vælge at betragte rengøringen/opgaven som urettidigt aflyst, jf. denne aftales § 9, eller at forhøje sin fakturering med 50% af den aftalte/anslåede pris til kunden, såfremt rengøringen/opgaven alligevel
gennemføres
Der stilles ikke krav til adgang til vand hvis opgavens art er trappevask.
§ 4 SIKKERHED OG FORTROLIGHED
MN opbevarer alle nøgler i aflåst skab uden adressemærkning, således at evt. bortkomst af nøgler ikke kan give uvedkommende adgang til stedet.
Oplysninger såsom alarmkoder, adresse, telefonnummer mm. opbevares i beskyttet database med backup heraf. Ingen oplysninger videregives til 3. part.
Efter lov om Social Service forekommer en særlig underretningspligt vedrørende børn og unge, der går forud for vores tavshedspligt.
§ 5 PERSONALE
Alle medarbejdere hos MN afleverer ved ansættelsesstart ren straffeattest og evt. arbejds- og opholdstilladelse. Vores medarbejdere trænes løbende i korrekt brug af produkter samt gennemgår relevante kurser indenfor rengøring m.m.
Alle medarbejdere i MN er underlagt tavshedspligt. Alle oplysninger omkring en opgave behandles strengt fortroligt. Herunder adresse, telefonnummer, navn, særlige forhold, personfølsomme oplysninger, forhold på stedet mm.
Ansatte i MN bærer ID-kort, som bekræfter deres ansættelse, samt arbejdstøj med logo, hvorved de er let genkendelige.
§ 6 MEDARBEJDERNES EGENKONTROL
MNs medarbejdere arbejder ud fra individuelle kontrolskemaer/tjeklister. Såfremt kunden har varige ændringer/rettelser til rengøringen skal dette meddeles til MNs kontor, så skemaer kan tilrettes. Ønsker til en mindre ændring i rengøringen en enkelt gang kan ligeledes meddeles til MNs kontor eller skrives på en seddel på stedet. Vores medarbejdere vil så foretage denne ændring såfremt tiden tillader det og/eller anden opgave nedprioriteres.
Under vores egenkontrol hører også kontrol af stedet for glemte produkter, klude, mopper, rekvisitter samt kontrol for korrekt lukning af stedet, herunder vinduer, aflåste døre, tilkoblet alarm. Såfremt kunden konstaterer, at der er forglemmelser i forhold til nævnte bedes dette meddelt pr. tlf. eller sms til 27898421 eller pr. e-mail til [email protected]. Husk at angive adresse og udførselsdato. MN foretager gerne rengøring når kunden ikke er til stede, men også gerne mens kunden er til stede.
Det er op til den enkelte kunde. Det påpeges dog, at medarbejderne oftest ikke har tid til lange samtaler og det må derfor påregnes, at eventuel medgået tid på samtale indregnes i den afsatte tid til rengøring.
§ 7 PRODUKTANSVAR
MN anvender i enhver sammenhæng anerkendte og af offentlige myndigheder godkendte rengøringsprodukter.
MN kan ikke drages til ansvar for sygdom, sygefravær eller anden gene eller skade hos kunden eller på genstande, som følge af sædvanlig og korrekt anvendelse af disse produkter. Såfremt der måtte være særlige forhold, der gør sig gældende, opfordres kunden til hos MN at få oplyst hvilke rengøringsmidler, der vil blive anvendt. Oplysninger herom samt datablade kan fås ved henvendelse til MNs hovedkontor på Skjoldborgvej 20, 7100 Vejle.
§ 8 FORSIKRING OG SKADER
Alle medarbejdere i MN er omfattet af en ansvarsforsikring. Såfremt en medarbejder uagtsomt forvolder skade på en genstand under udførsel af opgaven, erstatter MN genstanden i henhold til dansk rets almindelige regler, i det omfang disse ikke er fraveget i parternes aftale eller nærværende generelle betingelser. Det er vigtigt at MN gøres opmærksom på skaden straks og uden ugrundet ophold efter skaden i sagens natur burde være opdaget. Såfremt medarbejderen selv under udførsel af opgaven konstaterer, at denne har forvoldt en skade, bliver dette straks anmeldt til MNs kontor. Medarbejderen samler den beskadigede genstand i en pose og lægger denne et synligt sted hos kunden. Kontoret kontakter kunden og meddeler denne skaden. Det videre forløb omkring erstatning, genkøb el.lign. aftales med kunden derefter.
Ved større skader vil MN straks rette henvendelse til forsikringsselskabet og derfor kan der være ventetid i forhold til opgørelse/udbetaling af erstatning/udbedring af skaden. Evt. erstatning afregnes separat og kan derfor ikke modregnes i serviceydelserne. Har kunden genstande, som er specielt kostbare/affektionsværdi skal denne information videregives til MN i forbindelse med indgåelse af serviceaftalen og forinden opstart af opgaven/serviceaftalen.
Erstatningsudbetaling/genkøb sker først efter MNs forsikring har godkendt erstatningsudbetalingen/genkøbet, herunder også beløbsmæssigt.
§ 9 AFLYSNING/FLYTNING AF RENGØRINGSAFTALER
Alle ændringer af tidspunkt eller aflysning af en rengøringsopgave skal være MNs kontor i hænde senest kl. 14.30 dagen forinden. En aflysning/ændring kan foretages pr. mail til [email protected], pr. sms eller telefonopkald til nummer: 2789 8421. Ændringen/aflysningen er godkendt når kunden modtager bekræftelse fra MN. Såfremt en aflysning/ændring ikke modtages rettidig, forbeholder MN sig ret til at fakturere 50% af den
pågældende opgaves beløb, hvilket parterne er enige om, svarer til et rimeligt kompensationsbeløb til MN.
Ferie og længere ophold i en serviceaftale bedes ligeledes meldes til MN i henhold til ovenstående, dog gerne før.
MN udfører ikke rengøring på helligdage, hvorfor alle rengøringer, der ligger på en helligdag automatisk annulleres. Ønsker kunden alligevel at få rengøring, skal der rettes henvendelse til kontoret i god tid før helligdagen (gerne to uger før), for at aftale et andet tidspunkt for rengøringen, der ligger umiddelbart før eller efter helligdagen. MN forbeholder sig retten til ikke at kunne tilbyde rengøring lige før eller efter helligdagen, såfremt dette meddeles i sidste øjeblik og kalenderen derfor er fuldt booket.
§ 10 FORSINKELSE OG FLEKSIBILITET
MN bestræber sig på at komme til aftalt tid/indenfor aftalt tidsramme. Dog er vi ofte i vores daglige arbejde og planlægning påvirket af vejrforhold, trafik, forudgående opgavers art samt kunders aflysninger/ændringer. Derfor kan det ske, at den aftalte tid kan variere. Der kan laves særlige aftaler, hvorved en aftale skal finde sted på et mere præcist tidspunkt. Omkostninger forbundet med en forsinkelse kan ikke pålægges MN.
Såfremt forsinket adgang til stedet skyldes forhold hos kunden, kan eventuel mertid faktureres til kunden efter medgået tid. Ved forsinkelse over 15 minutter forbeholder MN sig ret til at betragte dette som en urettidig aflysning af rengøringen/opgaven, jf. denne aftales § 9.
I spidsbelastede perioder (uger omkring højtider og helligdage) må kunden påregne en større tidsmargin for tidspunktet for udførsel af opgaven samt fleksibilitet i forhold til medarbejderens ankomsttidspunkt. Dette skyldes, at de opgaver der f.eks. ligger på Kr. Himmelfartsdag (torsdag) ændres til udførsel på et andet tidspunkt i ugen eller at mange kunder f.eks. ønsker ekstra rengøringer i ugen op til jul. MN gør sit bedste for at imødekomme alle kunders ønsker i disse perioder, men det
fordrer også en fleksibilitet fra kundernes side.
§ 11 REKLAMATIONER
MN bestræber sig altid på at have tilfredse kunder. Skulle der være opgaver, som ikke er udført tilfredsstillende, skal en sådan reklamation meddeles til MN straks og uden ugrundet ophold efter, at reklamationen/manglen i sagens natur burde være opdaget. Derfor skal re klamationer på den udførte rengøring meddeles umiddelbart efter rengøringens ophør eller senest dagen efter kl. 10.00, således MN har mulighed for at udbedre den anførte reklamation.
Af hensyn til MNs vurdering af reklamationen/manglen samt opfølgning til MNs medarbejdere bedes reklamationer/mangler være dokumenteret via fotos, der kan sendes som sms til 2789 8421 eller til mail [email protected]. Husk at angive adresse samt dato for udførsel. Reklamationer, der skal rettes op på, skal ske telefonisk til 2789 8421. MN forbeholder sig retten til straks det er muligt at sende egne folk ud for at rette op på fejl og mangler. Der ydes ikke en reducering i prisen for arbejde udført af MN eller af anden leverandør, såfremt MN ikke forinden har haft mulighed for selv at udbedre reklamationen.
Reklamationer, der kun ønskes meddelt, men ikke rettet op på med det samme (f.eks. indenfor bagatelgrænse) eller anden meddelelse om rengøringens kvalitet, kan også ske pr. mail til [email protected].
På opgaver udført efter timeforbrug, ydes der, ved eventuelle mangler på udført arbejde, ikke dekort på den samlede faktura. Såfremt der mangler at blive udført arbejde, kommer MN gerne igen og udfører ekstraarbejdet i forhold til gældende timepris.
Udkørsel til en reklamation, der viser sig at være ubegrundet eller skyldes kundens egne forhold, faktureres efter timeforbrug inkl. kørselstid.
§ 12 PRISER
MN er berettiget til at ændre sin generelle timepris så ofte MN ønsker det. Kunden er selv ansvarlig for at holde sig ajour med ændringerne i den gældende timepris.
Hvor andet ikke er angivet er MNs priser inkl. materialeforbrug til udførsel af opgaven. Ved særlige opgaver med ekstremt brug af materialer, specialprodukter og større maskiner, vil dette blive faktureret særskilt til kunden. Dette vil dog fremgå af tilbud/ordrebekræftelse.
§ 13 BETALINGSBETINGELSER
Betalingsbetingelser er 8 dage netto. For faste kunder med uge/månedsaftaler faktureres alt udført arbejde bagud ultimo måned, elektronisk
pr. e-mail.
Ved kunder med enkeltopgave udsendes pr. e-mail elektronisk faktura efter afsluttet arbejde. Ved kunder med enkeltopgaver kan MN forlange a’conto-beløb betalt forud. Det er kundens opgave er være opmærksom på modtagelse af faktura.
Ved overskridelse af betalingsfrist pålægges rykkergebyr på kr. 100, – pr. rykker. Ved manglende betaling efter fremsendelse af rykker overgives sagen til retslig inkasso.
Faktura fremsendt pr. post tillægges porto/administrationsudgift på kr. 25, – + moms. Ved fast ugepris, er prisen uafhængig af enkelte lukkedage fra kundens side og faktureres bagud, dog kun for påbegyndte uger. Hele aflyste uger, grundet ferie etc. faktur eres ikke kunden.
§ 14 PRISREGULERING
MN forbeholder sig ret til at regulere priserne på serviceaftaler én gang årligt på baggrund af valuta – og produktstigninger, lønudvikling, inflation mv.
En eventuel prisregulering vil være gældende fra og med 1. februar, og varsles senest i december måned, året forinden.
MN forbeholder sig ret til ved særlig ændring af markedssituationen at foretage prisregulering på andet
tidspunkt af året med minimum 1 måneds varsel.
§ 15 OPSIGELSE
Alle serviceaftaler kan opsiges med 30 dages varsel af begge parter. Såfremt der er aftalt et andet opsigelsesvarsel, vil det fremgå af ordrebekræftelsen.
Ved faste prisaftaler på uge/månedsbasis faktureres det fulde beløb for den pågældende serviceaftale, der ligger i perioden for opsigelsen, uanset om kunden aflyser/ændrer disse eller ej.
§ 16 ANSVARSBEGRÆNSNING
Hvor ikke andet er bestemt i aftalen med kunden eller i nærværende Generelle forretningsbetingelser, er MN er ansvarlig overfor kunden i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsretlige regler.
MN er dog i intet tilfælde ansvarlig overfor kunden for indirekte tab, herunder, men ikke begrænset til, tidstab, driftstab, avancetab, tab af produktion, salg, fortjeneste eller goodwill, medmindre det er forårsaget forsætligt.
§ 17 FORCE MAJEURE
MN er ikke ansvarlig overfor kunden for manglende opfyldelse af forpligtelser, som kan henføres til force majeure. Ansvarsfriheden består så længe force majeure b estår. Som force majeure anses forhold, der er udenfor MNs kontrol og som MN ikke burde have forudset ved serviceaftalens indgåelse. Eksempler på force majeure er usædvanlige naturforhold, brand, oversvømmelser, generel vare- eller medarbejderknaphed, krig, terror, arbejdsstridigheder, blokader mv.
§ 18 PERSONDATA
MN er dataansvarlig for de persondata MN har registreret om kunden. MN sørger for at behandle disse oplysninger i overensstemmelse med gældende regler om persondata. MN indsamler kun de personoplysninger som kunden vælger at dele med MN. Det kan f.eks. være navn, adresse, mailadresse, telefonnummer og lignende.
MN behandler kundens persondata, i det omfang det er nødvendigt af hensyn til opfyldelsen af kontrakten med kunden, herunder i forbindelse med fakturering, kvalitetssikrings mv. Persondata anvendes alene til markedsføringsmæssige formål, herunder udsendelse af nyhedsbreve, hvis kunden har givet samtykke, eller hvis lovgivningen tillader det uden forudgående samtykke.
MN videregiver som klar hovedregel aldrig personoplysninger til tredjemand. Videregivelse vil således alene ske, hvis det er nødvendigt, og der er et lovligt grundlag herfor. Det kan f.eks. være, hvis en offentlig myndighed har krav på udlevering af oplysningerne.
MN behandler og opbevarer persondata, så længe det er nødvendigt af hensyn til at levere den aftalte ydelse til kunden. Efterfølgende opbevares oplysningerne i 5 år før de slettes, jf. kravene herom i bogføringsloven.
MN overholder sikkerhedsreglerne i persondataforordningen og databeskyttelsesloven. Herunder har MN sørget for at indføre passende sikkerhedsforanstaltninger både IT -sikkerhedsmæssigt og organisatorisk, for at sikre at kundens persondata hverken mistes eller misbruges.
Den registrerede har ret til at få indsigt i de persondata MN har på dig. Derudover har den registrerede efter omstændighederne ret til at anmode om dataportabilitet, sletning eller retning af sine persondata, samt til at gøre indsigelse mod behandlingen af samme. MN kan kontaktes, såfremt den registrerede ønsker at klage, at benytte sine persondatarettigheder ovenfor, eller hvis der er andre spørgsmål:
MN Service
Skjoldborgvej 20
7100 Vejle
Tlf. 27 89 84 21
[email protected]
Der er også mulighed for at klage til Datatilsynet over MNs behandling af personoplysninger. Se mere på www.datatilsynet.dk. Det anbefales dog at kontakte MN direkte først.
§ 19 FOTO/VIDEO
Til brug for intern/ekstern undervisning eller markedsføring kan det ske, at MN tager foto eller video af opgaven før og efter (f.eks. en bruseniche).
MN anvender kun billeder, der ikke kan henføres til en specifik adresse. Ønsker kunden alligevel ikke, at billeder eller video må anvendes til undervisning/markedsføring, meddeles dette til MN.
§ 20 VÆRNETING OG LOVVALG
Dansk ret finder anvendelse på eventuelle tvister parterne imellem. Alle tvister mellem parterne skal afgøres ved byretten i Kolding som rette værneting.
